Dinleme ve Geribildirime Zaman Ayırın

The Ken Blanchard Companies'ten Dr. Vicki Halsey'e göre, her başarılı yöneticinin sahip olması gereken iki temel beceri: iyi dinleme ve geribildirimdir. İşlerin görülmesi için zaman yaratmaya çalışan günümüzün yöneticilerine dinleme ve geribildirim sağlamayı ikinci plana itmek daha kolay geliyor.

Bunun sonucu olarak yönetici ile kendisine direkt rapor veren kişi arasındaki iletişim en hızlı şekilde problemlerin çözülmesi oluyor. Yüzeyde bu iyi bir amaç gibi görünüyor, ancak pratikte süreci hızlandırmak için artan miktarda kısa yol kullanımını getiriyor. Bu yaklaşımla, yönetici sadece problemi anlamaya yetecek kadar dinliyor, düşüncelerini toparlayıp bir cevap hazırlıyor.

Halsey'in açıklamasıyla, “İyi niyetli yöneticiler önlerinde ki görevleri mümkün olan en kısa sürede gerçekleştirmeye çalışıyorlar. Sonuçlara fazlasıyla odaklı olduklarından, rotaya odaklanıp yolculuğu idare etmeyi ihmal etmeleri çok kolay oluyor. Dinleme ve geribildirim sağlamanın gelişim sürecinin ayrılmaz birer parçası olduğunu unutmamamız gerekiyor. En başarılı liderler, hem sonuca hem de o noktaya ulaşmak için kullanılan sürece odaklanan liderlerdir.”

ETKİLİ DİNLEMENİN ÜÇ BİLEŞENİ

Yöneticilerin yavaşlamalarına ve çalışanlarının başarılı olmaları için zaman içinde gelişimlerine odaklanmalarına yardım etmek için, Halsey üç aşamalı ABC (EAR) modelini—Araştır, anladığını Belirt, Cevap ver— (Explore, Acknowledge, and Respond)'i* öneriyor. Bu sürecin sihri, bir çalışanca ortaya konan bir meselenin, öncelikle açıklığa kavuşturma soruları sorarak tam olarak araştırılması, daha sonra söylenilenlerin ve arkasındaki duyguların anlaşıldığının teyit edilmesi, sonra da cevap verme aşamasına geçilmesindedir.

 

  • Araştır (Explore)—“Bu konuda başka söylemek istediğin bir şeyler var mı?", "Nasıl gidecek dersin?" ve "Tam olarak neyi kastediyorsun?" gibi açık uçlu sorular sorun
  • Anladığını Belirt (Acknowledge)—“... gibi hissediyor olmalısın.” ya da “O zaman eğer seni doğru duyduysam, söylediğin ….” gibi yorumlar yapın
  • Cevap Ver (Respond)—çalışanın bakış açısına tam olarak hakim olduktan sonra, muhtemel bir cevap için dikkatlice ilerleyebilirsiniz.

Halsey'in kelimeleri ile, “Genelde, insan başkasını dinlerken, sorununu çözmek için cevap vermeye atlamaktan kaçınmak zor gelir. Dinleme becerileri güçlü insanlar ise bir an durarak durumu tam olarak anladıklarından emin olduktan sonra cevap verirler.”

YÖNETİCİLERE ÖNERİLER

İş dinleme ve geribildirime geldiğinde, modeller önemlidir, ancak öncelikle doğru tavırla hazır olmalısınız, diyor Halsey. Bu da, güvene dayalı, karşılıklı faydalı ilişkiler kurmakta, daha güçlü dinleme ve geribildirim becerilerinin değerini anlamakla başlar.

Bu anlaşıldıktan sonra, bir yönetici süreci yapılandırmak için uygun bir modeli kullanabilir.

Yöneticiler çoğunlukla bu noktada takılabilirler çünkü çoğu deneyimlerini paylaşmalarının—ya da başka bir deyişle konuşmalarının, kendilerinin en değerli meziyetleri olduğuna inanırlar. Bu iyi niyetli yöneticiler rollerinin deneyimlerini paylaşarak yardım etmeye çalışmak olduğuna inanırlar. Yine sonuçta, sadece ilgili olduğunu düşündükleri deneyimlerini belirleyerek paylaşabilecekleri kadar dinlerler, ki bu da çoğu zaman karşılarındakinin motivasyonunu zedeler.

Bunun yerine, Halsey'in kelimeleri ile, “Yöneticiler duyabilecekleri ile etkilenmeye ve şaşırmaya açık olmalıdırlar. Bazen yöneticiler için dinlemek zordur—özellikle de bir işi çok uzun bir süredir yaptıklarında—çünkü çalışanın birazdan ne söyleyeceğini bildiklerinden çok emindirler.”

Bir yönetici dinleme ve geribildirim sağlama konularında daha iyi olduğunda, bu ilişkileri güçlendirir ve çalışanın rolü ve o role getirebileceği becerilerine yönelik saygıyı ve tanınmayı beraberinde getirir. Bu da çalışanlarda, iş yerlerinin, akıllarını da kullanabilecekleri bir tür kurum olduğu duygusunu yaratır.

GERİBİLDİRİM VE DUYGU

En deneyimli yöneticiler için bile mevcut olan bir zorluk, işyeri görüşmelerini çevreleyen duygu faktörü ile baş edebilmektir. Halsey’in deneyimlerine göre, yöneticiler sıklıkla problemlerle gelen rahatsızlık duygularını anladıklarını belirtmediklerinden, çalışanları ile bir bağ kurma fırsatını kaçırırlar.

Halsey şöyle açıklıyor: “Daniel Goleman'ın ve Travis Bradberry'nin duygusal zeka üzerine araştırmalarından gözlemlediğimiz, duygulara hitap etmezseniz, biriktikçe birikirler—ve sonrasında bir problem oluştururlar. İnsanoğlu olarak, duygular ve hassas olduğumuz noktalardan kaçınmayı tercih ederiz. Daha çok konuşmalarımızı, rahat olduğumuz çerçevede tutar, rahatsızlık duyduklarımızdan uzak durmaya çalışırız. Maalesef, bu eğilimimiz, birisi ile gerçekte nelerin olup bittiğini araştırabileceğimiz o derin bağlantıyı yok eder.

“Yani, örneğin birisi beklentileri karşılanmadığında, yöneticisi şöyle bir şeyler diyebilir: ‘Haydi, sayılarını tuttur bakalım artık!’ ki bu sözlerin kimseye bir hayrı dokunmaz. Yöneticinin, kendini rahatsız hissetse de, iletişimin derinine inerek geribildirim ya da davranışları yeniden yönlendirmeyi önermesi gerekir. Her şeyin ortaya konması, hem yöneticilere hem de çalışanlara rahatlık sağlar.”

BAŞLARKEN

Liderler ve yöneticiler işe daha iyi dinleme becerileri ile başlamaları gerekir. Halsey şunları öneriyor:

 

  • Daha iyi bir dinleyici olma niyetinizi, takımınızla paylaşarak işe başlayın. Çalışanlarınız tarafından halihazırda nasıl algılandığınızı keşfedin.
  • Takımınızdaki her bir kişinin ayrı bir birey olduğunu kabullenmeye zaman ayırın. Her bir kişinin benzersiz ihtiyaçlarını keşfettikçe, o kişi ile daha rahat bir bağ kurabilirsiniz.
  • Unutmayın: Dinlemek demek, sessiz kalmak demektir. Bu cevap vermeden önce size araştırma yapmak ve anladığınızı belirtmek için müsait bir zaman ve ortam sağlar. Düşüncelerinize gerçekten ihtiyaç duyuluyor mu, yoksa çalışanınızın kendi düşüncelerini işlemek için sadece biraz ‘zamana’ mı ihtiyacı olduğuna mutlaka bir bakın.
  • Geribildirim istemede rol model olun ve çalışanlarınızdan, sizin nasıl davrandığınız konusunda sizi düzenli olarak bilgilendirmelerini isteyin.

Son olarak Halsey iyi insan yönetimini yeniden zihninizde canlandırmanızı öneriyor. Herkesin yoğun olarak göreve odaklandığından dolayı sürecin gözden kaçtığı bir durum mevcut mu? Sadece sonuçlara odaklı düşüncenin yarattığı bir ortama göre, acaba daha iyi dinleme, takımın beklenmeyen durumlara daha iyi hazırlanacağı, yeniliklerin daha özgürce keşfedileceği ve problemlerin beraberce çözüleceği bir ortam yaratır mı? Çoğu zaman, hem sonuçlara hem de sürece odaklanmak, daha iyi nihai sonuçlara ve kurumu ileriye götürecek çalışanların kısa ve uzun dönemli başarılarında daha güçlü bir kazan kazan ilişkisi yaratır.

* * ABC (EAR) Modeli, Ken Blanchard, Fred Finch ve Patricia Stewart'ın hazırladığı Çok Boyutlu İlk Kademe Liderliği Programı'nda detaylı olarak anlatılmaktadır.

 


 

Kurumunuzda dinleme ve geribildirim becerilerini nasıl geliştirebileceğiniz konusunda daha fazla bilgi almak istiyor musunuz? O halde ücretsiz webinarımızda bize katılın!

YÖNETİCİNİN BECERİLERİ, BİRİNCİ BÖLÜM: DİNLEME VE GERİBİLDİRİM

 

23 Eylül 2010, Perşembe

TSİ:18:00–19:00

 

Sunan: Blanchard International Kıdemli Danışman Ortağı, Dr. Vicki Halsey

 

Proaktif dinleme ve etkin olarak geribildirim sağlayabilme, yöneticilerin çalışanlarla aralarında güven oluşturarak destekleyici bir ortam yaratmaları için ihtiyaç duydukları en önemli iki beceridir.

Buna karşılık çoğu yönetici, hem dikkatlice dinleyebilme, hem de tarafsızca geribildirim sağlayabilme alanlarındaki becerisinin çok iyi olduğu gibi bir yanlış varsayım içindedir.

Bu webinarda Blanchard International Kıdemli Danışman Ortağı ve yazar Dr. Vicki Halsey, yöneticilere çalışanlarını dinleyerek onların performanslarını nasıl arttırabilecekleri üzerine yol gösterecek.

Webinar katılımcıları, şu konularda bilgi sahibi olacaklar:

  1. Sözel olmayan davranışlara nasıl kulak verilmeli, sorular sormalı, netlik ve ilişkiler yaratacak şekilde duyguları yansıtmalı
  2. Sonuçlar üzerine tarafsız bilgi veren, hüküm içermeyen geribildirimi nasıl sağlamalı
  3. Arzulanan davranışları özendirecek övgüyü ve gerektiğinde yeniden yönlendirmeyi nasıl sağlamalı

Ayrıca, liderler ve liderlik ettikleri profesyoneller arasında güven ve saygının nasıl geliştirilebileceği üzerinde konuşacak. Etkin geribildirim ve iyi dinleme becerileri üzerine anlayışı kurum ölçeğinde yerleştirecek bu fırsatı kaçırmayın. Sonuç: Önemsendikleri, desteklendikleri hissine sahip oldukları için performans çıtalarını yükseltmiş, motive, lider, iş ve kurumlarına bağlı çalışanlar.

 

Webinara katılmak için şimdi kaydolun